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E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

E-Mail-Archivierung – Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stossen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.

Ohne Zweifel hat E-Mail in den letzten 15 Jahren die Geschäftswelt und auch das private Kommunikationsverhalten fundamental verändert. Die Geschäftskorrespondenz oder die private Mitteilung erfolgt heute meist per E-Mail, da dieser elektronische Informationsaustausch einfach, schnell und kostengünstig ist. Das Postfach eines Mitarbeiters im oberen Management einer informationsverarbeitenden Unternehmung locker um 4000 neue E-Mails pro Monat wachsen. Der Aufwand für das Bearbeiten der E-Mails liegt heute bei einer Mehrzahl der Mitarbeiter bei zwei Stunden pro Arbeitstag. Gleichzeitig zeigen Studien, dass ein Mitarbeiter 1 Stunde pro Tag mit Suchen nach Informationen, v.a. auch im E-Mail, beschäftigt ist. Mit der immer stärker werdenden Bedeutung der E-Mails in der Geschäftswelt stellt sich auch die Frage nach einem effizienten und effektiven Management von E-Mails. Allein auf Amazon gibt es mehr als 200 Bücher zum Thema „E-Mail Management“. Ein Teilaspekt des E-Mail-Management ist auch die E-Mail-Archivierung oder Journalisierung. Wobei es eben nicht nur um die Aufbewahrung der elektronischen Nachrichten geht, sondern auch um das Wiederauffinden der E-Mails im Bedarfsfall. Die unveränderliche und sichere Aufbewahrung ist ohne Nutzen, wenn die Nachrichten bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt nicht wiedergefunden werden, darstellbar und lesbar sind. Das wichtigste gleich vorweg. Mit den seit dem 1.1.2013 geltenden Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts gibt es in der Schweiz keine rechtlichen Anforderungen mehr für die generelle Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz! Die Geschäftskorrespondenz ist also aus dem Aufbewahrungskatalog verschwunden. Damit entfällt auch die generelle gesetzliche Pflicht der E-Mail-Archivierung, sofern es sich um Geschäftskorrespondenz ohne Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung handelt. Neben den Aufbewahrungsvorschriften des schweizerischen Handelsrechts kann es jedoch noch weitere branchenspezifische Regeln geben, welche die Archivierung von E-Mails notwendig machen können. Zudem können auch geschäftspolitische Überlegungen dazu führen, dass ohne gesetzliche Verpflichtungen E-Mails archiviert werden.

Solche Gründe können sehr vielfältig sein, wie zum Beispiel:

  • die Überprüfung der Corporate Compliance,
  • die Unterstützung von Geschäftsprozessen,
  • die Nachvollziehbarkeit von Verhandlungen,
  • die Absicherung von Absprachen,
  • die Sicherstellung des unternehmensweiten Informations Kapitals.

Der Segen der E-Mail-Vorzüge kann auch sehr schnell zum Fluch werden. E-Mail wird immer mehr zum alleinigen Träger von Inhalt und nicht nur als Kommunikationsmittel. Mittels E-Mail werden mittlerweile ganze Geschäftsprozesse abgewickelt. Sie können unter Umständen auch Belege zur Buchführung und Rechnungslegung beinhalten, welche nur noch in der E-Mail zu finden sind. Solche Belege finden sich dann später nur noch in der E-Mail und nicht mehr im dafür vorgesehenen Archiv.

Die Gründe für eine Archivierung von E-Mails können also trotz dem Wegfall der rechtlichen Anforderung vielfältig sein. Jedoch müssen diese Gründe explizit gegenüber den daraus entstehenden Pflichten abgewogen werden. Die Kosten und Risiken für den Unterhalt und Pflege eines E-Mail-Archivs mit den daraus entstehenden aktuellen und auch zukünftigen Verpflichtungen sind heute enorm gestiegen. Dabei sind nicht nur die Kosten für den technischen Unterhalt der E-Mail-Archivierung wie Speicher, Lizenz und Wartung massiv tiefer als noch vor Jahren. So auch dass die Lösungen heute als reine Cloud-Lösungen angeboten werden. Darum stellen wir Ihnen folgende Lösung vor.

Securepoint UMA as a Service:

  • Multimandantenfähige UMA aus der Cloud
  • Für bis zu 50 Kunden
  • Für bis zu 500 Postfächer
  • Optimiert für Office 365
  • Archivierung aus der Cloud
  • Bereitstellung, Backup, Updates uvm.
  • Optimiert für Office 365
  • Vertrauenswürdige Zertifikate

Was wir für Sie tun:

  • Komplette Bereitstellung
  • Journal-E-Mail-Postfächer
  • Backup
  • Überwachung
  • Updates und Support

Gesetzliche Grundlagen für die eMail-Aufbewahrung in der Schweiz (Whitepaper) – hier lesen!

Securepoint UMA-Informationsblatt

Wir bieten Ihnen exklusiv und gratis eine 30 Minütige Sicherheitsanalyse an: IT-Sicherheit ist ein komplexes Thema für Unternehmen. Darum machen wir für Sie ein 30 Minütigen Sicherheitscheck mit Überblick über den Sicherheitszustand Ihres Unternehmens und fassen die aktuell wichtigen Themen im Bereich IT-Security klar und verständlich zusammen. Gleichzeitig erhalten Sie einen Projektleitfaden, um Ihr Unternehmen optimal zu schützen und rechtssicher aufzustellen.

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IT – aber einfach!

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

Homeoffice – Sinn oder Unsinn

In einem Land mit grosser Liebe zur Pünktlichkeit wie die Schweiz, wäre mehr Heimarbeit mal was Neues. Mehr Arbeitszeit im Büro bedeutet nicht unbedingt mehr Leistung oder Flexibilität. Aktualität erhält das ganze durch den Coronavirus (COVID-19).

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation, bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort ist. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Doch hierzulande ist Arbeiten ohne Zeitvorgabe noch immer eine gewagte Überlegung. Wissenschaftler haben jedoch errechnet, dass Heimarbeit bei 40% aller Jobs möglich ist. Heute sind wir bei 13%. Schweden, Belgien und die Niederlande sind bei doppelt bis dreimal so viel. Vor 25 Jahren sagte mein erster Vorgesetzter: “Ich erwarte von Ihnen gute Arbeit und schnelle Umsetzung. Wie lange Sie dafür brauchen, ist ausschliesslich Ihre Sache. Sie können gerne auch im Schwimmbad arbeiten und dabei in der Sonne liegen.” Ich hatte Glück und wurde glücklich mit dieser Arbeitsorganisation bei dem das Wort Feierabend ein Fremdwort war. Arbeit ist unser Ausdruck, in der Welt zu sein. Wir sind hier, um das zu tun, was wir wirklich lieben. Und im digitalen Zeitalter ist mein Büro immer dort, wo ich gerade bin.

Homeoffice scheiterte in der Schweiz an fehlender Technik und an Effizienz und am Vertrauen der Chefs in ihre MitarbeiterInnen. Entgegen dazu: der niederländische Arbeitsforscher Rutger Bregman sagt gar voraus: Wir werden mittelfristig noch 15 Stunden pro Woche arbeiten und dabei besser leben. So lasse sich auch die Digitalisierung mit weniger Arbeitszeit ohne Massenarbeitslosigkeit gestalten. Der Markt habe viele überflüssige “Bullshit-Bürojobs” geschaffen. Es gehe aber darum, weniger zu arbeiten um mehr zu tun.

Weniger arbeiten – mehr tun

Wir werden in den nächsten Jahren die Arbeit neu überdenken. Später kommen, früher gehen, mehr Zeit für Kinder und mehr Rücksicht auf die Arbeitszeiten des Partners oder der Partnerin? Aber ja, in der schwedischen Stadt Göteborg wurde dieser Traum bereits Realität. In einem Arbeitszeit Experiment wurde der Sechs-Stunden-Arbeitstag erprobt. Ergebnis: Die ArbeitnehmerInnen sind leistungsfähiger, zufriedener und seltener krank.

Und was macht die Digitalisierung mit unseren Jobs?

Wie viel Arbeit übernehmen künftig die Maschinen? Fabriken ohne Arbeiter? Kaufhäuser ohne VerkäuferInnen? Supermärkte ohne Kassiererinnen? Busse, Bahnen und Taxen ohne Fahrer? Wollen wir das auch? Mehr oder weniger Jobs durch Digitalisierung? Bei jeder Transformation entstehen auch neue Jobs. Roboter müssen entwickelt, gebaut und gewartet werden? Wer organisiert die Software? Wer bezahlt die Umschulung? Niemand kennt bisher die Antwort. Wir wissen allerdings vom Übergang in die erste industrielle Revolution, dass die grössten Chancen auf Jobs hat, wer beim Übergang in die neue Berufswelt flexibel ist und willig zur Ausbildung.

Der Arbeitsmarkt ändert sich rasant, gewisse merken das nur (noch) nicht – allein durch die nicht aufzuhaltende Digitalisierung und Roboterisierung. Die Digitalisierung durchdringt die gesamte Arbeitswelt. Es begann bei Reisebüros und Buchhandlungen, bei Banken und Medien, es folgten Einzelhandel, Maschinenbau und die Autoindustrie.

Aber aktuell bekräftigt eine Veränderung der Arbeitsprozesse und der Flexibilität noch was anderes: 

Der Coronavirus! Viele Firmen müssen ihre Angestellten schützen oder führen Kurzarbeit vorübergehend ein. Was aber, wenn die nötigen Werkzeuge fehlen um das Büro zuhause zu managen? Sie benötigen Ihre Businessapplikationen auch zu Hause? Da gibt es heute einige Lösungen die so einfach wie effektiv sind und nicht mal viel kosten müssen. Zum Teil genügen VPN-Lösungen um sich in Ihr Unternehmen einzuklinken. Oder Ihre Business Applikationen laufen schon in der Cloud und ortsunabhängiger Zugriff ist damit möglich. Meist geht es um Details, wie Telefonie oder Drucken sowie Meetings und Collaborationstools die fehlen. Deshalb müssen digitale Kompetenzen fester Bestandteil Ihres Unternehmens sein, vor allem in Zeiten wie diesen.

Google und Microsoft beispielsweise, stellt die Tage ihre Collaborationstool gratis zur Verfügung!

Dennoch oder gerade deshalb ergeben sich Fragen: wir haben Antworten und können Sie rasch in ein Office-Space transformieren und für die nötige Sicherheitslösungen anbieten in den Themen: sichere Standortvernetzung, VPN-Server und Client, VPN-Gateway, sicheres Surfen und generell Unified Security (UMA) mit den Produkten von Securepoint! Rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie einen Onlinetermin!

Gründer zu sein heisst auch sich weiter zu entwickeln

Gründer zu sein heisst auch sich weiter zu entwickeln

Eine eigene Firma oder ein «Startup» zu gründen ist populär wie nie. Gerade im Umfeld der Informatik ist die Schweiz ein Startup-Land. Für Gründungsinteressierte gibt es eine Vielzahl von Anlaufstellen und Angebote. Dies aber meistens für Tech-Startups, welche neue Apps, Lösungen und Software entwickeln. Wie sieht es also aus mit Startups wo Dienstleistung im Vordergrund stehen? Bei mir war die Frage nie was entwickle ich neu, sondern, welche Kunden möchte ich bedienen oder welches Segment hat Bedürfnisse und sind Nischen? Genau in diesen Nischen wollte ich mich positionieren. Am Anfang hat man Ideen und aus einer Idee entsteht noch eine Idee und um diese zu selektieren und zu reduzieren braucht es Hilfe, damit es kein Tante-Emma-Laden geben soll und für potenzielle Kunden unklar ist was genau man anbietet und somit eher Kunden verliert als gewinnt!

Dazu helfen Coaches, Berater und Institutionen. Für das Coaching und Training von Gründern gibt es generelle Angebote an den Hochschulen, Business Tools Kurse, CTI Entrepreneurship Kurse, Startup Weekends und Venture Programme oder die RAV. Informationskurse und Möglichkeiten zur Online-Gründung bieten das Institut für Jungunternehmer IFJ.ch, Startups.ch oder startbiz.ch. Also viele Anlaufstellen, um sich selbständig zu machen und auch um Investoren zu finden.

Bei mir war das anders, ich wollte nach meiner Pause von meinen 25 Jahren Anstellung verändern. Ich wollte die Verantwortung übernehmen, selbst was aufzubauen, um genau die Dinge anders anzugehen als ich es bis anhin angehen «musste».

Das ist eine Erlösung jetzt nach all den Jahren in den Enterprise-Unternehmungen. Da werden solche Visionen von anderen übernommen und man passt sich den Aufgaben an, welche einem vorgegeben werden. Auch wenn man selbst überzeugt ist, dass man mehr tun könnte und mehr bewegen möchte. Aber schlussendlich wird man ausgebremst. Und genau so verliert man eine Vision und somit auch Freude an der Arbeit. Das kann dazu führen, dass man derart frustriert ist, dass man von einem Tag in den nächsten lebt und keinen Sinn darin empfindet.

Darum war für mich ein individuelles Coaching die richtige Lösung. Da konnte ich erst einmal meine Ideen entleeren und eine Vision aufbauen. Wieder ein Ziel festmachen. Einen roten Faden ziehen. Im Grunde waren es drei verschiedenen Coachings. Ein Coaching ging auf meine persönliche Seite ein. Da wurden meine Ängste thematisiert und angegangen. Ich musst wieder lernen positiv in die Zukunft zu blicken. Beim zweiten Coaching gings um die Vision, was will ich mit meinem Leben anfangen und wie möchte ich es gestalten, privat und beruflich. Und drittens dann das Coaching rund um die Gründung und Ausrichtung meiner Unternehmung. Diese drei Komponente waren für mich existenziell und absolut notwendig. Veränderungen können so positiv wirken und wieder richtig Energie freisetzen. Dazu möchte ich mich nochmal bei allen beteiligten mich herzlichst bedanken, so bin ich heute in der Lage nochmal komplett neu anzufangen, ohne Angst und ohne Skepsis gegenüber meiner Vision. Gerne verlinke ich unten die angegeben Partner für Menschen, welche sich in einer ähnlichen Situation befinden und Hilfe annehmen möchten.

Meine neue Firma besteht zu Beginn aus 2 Personen. In so einem kleinen Team ist es keine Seltenheit, dass ich neben Informatik und neben der Produktentwicklung auch für die anderen Aufgaben im Unternehmen (Geschäftsleitung, Marketing und Kapitalsuche) zuständig bin. Andere starten schon während des Studiums mit einer eigenen Firma. Dank Internet ist es heute möglich, schnell Kunden zu erreichen. Doch bei mir brauchte es einige Zeit bis ich mir im Klaren war so zu arbeiten, wie ich mir das vorstellen konnte und weiterhin auf dem Laufenden bleiben zu können wie es in der IT immer sein wird und das mit 44 Jahren. Dazu braucht es ein individuelles Profil und Aufgaben die auf einem zugeschnitten sind.

Ein Startup bedeutet übersetzt «Anfahrt oder Inbetriebsetzung» und ist Sinnbild für die Neugründung einer Firma. Als Startup sind die Unternehmen zu kennzeichnen, die sich in ihrer ersten Business-Phase befinden, kreative, neue oder ungewöhnliche Ideen besitzen, welche sie erst im kleinen, später im grösseren Stil verwirklichen wollen. Das Wachstumspotential ist wichtig, aber nicht immer imminent, denn hat es die Firma erst einmal «geschafft», sich einen Kundenstamm aufzubauen ist es auch möglich zu expandieren oder neue Produkte oder Dienstleistungen zu starten und testen. Am wichtigsten allerdings ist es sich und seiner Vision treu zu bleiben und nicht in der Komfortzone zu bleiben, Netzwerke zu schaffen und offen zu sein für Neues. Ich habe in den letzten Wochen gemerkt wie schnell sich plötzlich Kooperationen, Ideen und Partnerschaften bilden können. Auch wenn diese direkt keinen Gewinn abwerfen, aber indirekt sich immer etwas Interessantes daraus ergeben kann. Aus diesem Grund unterstützen wir alle Gründer in ihrem neuen Business um die richtigen Informatik-Tools einzusetzen, um sich den Start zu erleichtern und um sich auf ihr Geschäftskern fokussieren zu können – «IT, aber einfach!» Das ist das Kredo um sich in der heutigen Zeit den Start zu vereinfachen und um professionell zu starten. Ausserdem ist der Slogan aus dem Jahre 1997 von Steve Jobs genau so gemeint und sollte für alle Gründer ein Leitbild sein «Think different» und viel Erfolg!

Mit grossem Dank an alle die mich auf meinem Weg begleitet haben oder es immer noch tun und welche sich für unser Jungunternehmen einsetzen und es noch werden!

Peter A. Leuenberger

Wenn Du dich dafür interessierst, wie du dich weiter entwickeln kannst oder/und Gründer bist oder sein wirst, dann kann ich dir folgende Dienstleistungen und Personen weiterempfehlen:

Perspektiven entwickeln: http://www.holistic-empowerment.ch/

Persönlichkeitsentwicklung: https://praxiskelava.ch/A-propos/

Gründerbegleitung und Newplacement: https://beweggrund.ch/de/daniel-mueller